Per individuare esattamente i soggetti da assicurare, i decreti attuativi obbligano le organizzazioni di volontariato ad istituire e tenere il cosiddetto "registro dei Volontari", sul quale va riportato l’elenco dei nominativi degli "aderenti che prestano attività di volontariato"(specificandone le complete generalità, il luogo e la data di nascita e la residenza).
Tale registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e vidimato in ogni foglio da un notaio, da un segretario comunale o da un altro pubblico ufficiale abilitato a tali adempimenti; inoltre, il soggetto che ha provveduto a vidimare deve dichiarare nell’ultima pagina il numero dei fogli da cui è composto il registro.

In seguito, il registro funzionerà come "diario delle entrate e delle uscite": ogni qual volta si verifichi una variazione del numero degli aderenti assicurati, in più o in meno, il responsabile dovrà annotare i nominativi dei nuovi entrati o di quelli che hanno cessato l’attività, apponendo di seguito una barra, la data e la firma.
Le organizzazioni di volontariato devono comunicare all’assicuratore con il quale sono stipulate le polizze i nominativi dei soggetti iscritti originariamente e le successive variazioni, in modo che le assicurazioni garantiscano tutti i soggetti che risultano annotati nel registro.