Una delle grandi fatiche delle associazioni di volontariato è quella di comunicare bene se stessa e le iniziative proposte. Ben lungi dall’essere solo una questione di immagine – poiché la forma è sostanza – una comunicazione efficace è un elemento di vantaggio per l’associazione. Per prima cosa, occorre imparare a scrivere un comunicato stampa

Un comunicato stampa è un messaggio che un’azienda o un’associazione invia ai mezzi di comunicazione per portarli a conoscenza di notizie che la riguardano. Se la notizia è interessante per i lettori e per il giornalista, da quel comunicato stampa nascerà un servizio giornalistico. Il vantaggio per l’associazione è immediato: ne otterrà una visibilità credibile, perché i mezzi di comunicazione danno spazio solo alle cose importanti; questa visibilità sarà gratis, perché non è pagata come avviene per la pubblicità.

IL TITOLO
Pensate ai cartelli che incontrate lungo l’autostrada mentre correte a 130 km. Non c’è scritto: tra 1.500 metri uscita per una cittadina di 32.586 abitanti denominata Cassino. C’è scritto Cassino, Città dell’Abbazia Benedettina. Il giornalista che riceve il vostro comunicato stampa è come un automobilista in autostrada a 130 km che non ha un’idea precisa di dove uscire e deve decidere sulla base della “simpatia” che gli ispirano i cartelli. I cartelli sono i titoli dei comunicati stampa che riceve ogni giorno nella sua casella e-mail o sul fax e il vostro è uno di questi.
Per catturare l’attenzione del giornalista, avete a disposizione solo le 7-10 parole del titolo. Condensate il contenuto del comunicato, ma non fate un semplice riassunto: promettete al giornalista che nel corpo del messaggio troverà notizie per scrivere un articolo interessante per i suoi lettori. Siate suggestivi ma concreti.

IL PRIMO PARAGRAFO DEL TESTO
Qui può aiutarvi la più classica delle regole del giornalismo. Dite subito chi, cosa, come, dove, quando e perché. Questo paragrafo deve condensare tutte le informazioni contenute nel comunicato e che saranno approfondite nel corpo del messaggio. Comunicate una sola notizia: dev’essere interessante sia per il giornalista che deve decidere se pubblicarla, sia per i lettori che la leggeranno.

IL CORPO DEL MESSAGGIO
Si può usare la classica tecnica della piramide invertita: prima le notizie più importanti, poi quelle di media importanza e alla fine del corpo del messaggio, le informazioni di supporto. Così se il giornalista non legge l’ultima parte per motivi di tempo, non avrà perso le informazioni importanti.

CONSIGLI DI STILE
La grande quantità di informazioni che i giornalisti si trovano a dover trattare e la selezione a cui sono costretti, non viene compiuta solo sulla “notiziabilità” delle informazioni contenute nel comunicato stampa ma anche sullo stile di scrittura del comunicato. In molti casi, l’invio di un comunicato con un approccio di scrittura più creativo e con una struttura già quasi completamente definita si assicura un vantaggio rispetto ad un comunicato che invia solo le informazioni essenziali e lascia al giornalista il compito di doverlo scrivere. In sintesi: al giornalista cercate di spedire un articolo già finito e scritto secondo il suo stile. Vi ringrazierà con la pubblicazione.

CONTATTI
In un giornale ci sono esigenze che variano continuamente. Può accadere che il giornalista abbia un box di mille battute che decide di riempire con il vostro comunicato stampa, così come può accadere (e accade) che all’ultimo momento “salti” un servizio di mezza pagina che doveva essere pubblicato. A questo punto per il vostro comunicato si aprono interessanti prospettive di pubblicazione. Ma per riempire mezza pagina non bastano le poche informazioni che avete inviato con il comunicato. Rendete facile al giornalista procurarsi altre informazioni (senza dover per forza alzare il telefono e chiamarvi). Insieme al vostro nome e numero di telefono, indicate un indirizzo e-mail a cui scrivervi per potervi contattare. L’ideale, però, è indicare insieme al comunicato un link ad un sito web dove il giornalista possa procurarsi informazioni più dettagliate sull’argomento del comunicato. L’ideale è costruire, prima dell’invio del comunicato, una Cartella Stampa da pubblicare in una specifica sezione del sito.


ATTENZIONE A...

Un comunicato stampa non è pubblicità. Il giornalista che legge il vostro comunicato stampa non ha alcun interesse a scrivere che la vostra è un‘associazione bella e importante. Deve scrivere una storia che interessi i suoi lettori e gli eviti di essere licenziato dal suo editore. Quindi, non usate il comunicato come una pagina pubblicitaria.

Non fate errori grammaticali; non scrivete con un linguaggio sciatto e povero; non usate frasi inflazionate. Prima di inviare il comunicato, verificate nomi, date, didascalie delle foto. Fate lo stesso con il materiale di supporto.

Recall. È una delle attività più importanti: richiamare i destinatari dell’informazione diramata per “spingere” una notizia. Non si tratta di insistere con il gior¬nalista (se è interessato e ha bisogno vi richiama lui per chiedervi altre informazioni) ma per accertarsi che il comunicato sia arrivato correttamente a destinazione.

Leggete le pubblicazioni a cui spedite i comunicati. Scoprite cosa potrebbe interessare il giornalista di quella pubblicazione e poi adattate lo stile dei vostri co¬municati stampa.

Fatevi “amico” qualche giornalista. Non aver paura a chiamare e a chiacchierare un po’ con i giornalisti: ci si può aiutare a vicenda. Non trascurate anche i dettagli, ovvero quelli del normale vivere comune (esempio: invitare i giornalisti agli incontri, anche quelli conviviali, chiedere appuntamenti, invitare a moderare dibattiti, ecc.).